为使文档管理工作进一步系统化、合理化、规范化，现制定团总支、团支部文档管理制度，如下：
一、 文档（资料）主要包括：
1、 团支部：支部学期计划和学期总结，学年计划和学年总结，支部举办学校或管理学院所要求的活动计划和活动总结，以及本支部自行举办的活动计划和活动总结。
2、 团总支：学期计划和学期总结，学年计划和学年总结，组织部汇总的各部门或各支部活动计划和活动总结（学校或管理学院所要求举办的活动，若与本部门相关，则该部门必须上交相关活动计划和活动总结）。
3、 团总支各部门以及各支部日常工作的各类相关资料或表格、部门活动照片或图片资料等。
二、 文档具体要求：
1、文档形式：打印版本（一式三份：一份上交组织部；一份上交团总支书记；一份由团总支本部门或本团支部保留，即存放于本部门或本支部资料夹内。）和电子版本（发送到团总支邮箱：gdin-glxytzz@163.com）；如团总支邮箱有所变更，由组织部另行通知更改，并将本制度内的相关项目进行修改。
2、文档格式：标题、正文、落款。
（1）标题：用三号、宋体字型（加粗）；
（2）正文：用小四号、仿宋字型（不用加粗），要做到段落分明，层次恰当有序；
（3）落款处：用小四号、仿宋字型（加粗）
1）对于各团支部，要标明哪个团支部（如管理学院XX级XXX团支部）、XXXX年XX月XX日（各数字用大写数字，如：二〇〇七年五月四日）；
2）对于团总支各部门，要标明哪个部门（如管理学院团总支XX部门）、XXXX年XX月XX日（各数字用大写数字，如：二OO七年五月四日）；
3）对于团总支，由组织部汇总，要标明管理学院团总支，XXXX年XX月XX日（各数字用大写数字，如：二〇〇七年五月四日）。
备注：如对文档格式另有特殊要求的，则按要求执行。
三、 文档收缴细则：
1、团总支或团支部的相关资料电子版本将统一发到团总支邮箱：gdin-glxytzz@163.com。
2、团总支各部门资料的电子版本由本部门委任一负责人将资料电子版本（用部门命名，并在部门名称后面标明资料名称，如XX部门XXX活动计划或活动总结以及XXX活动资料）发送到团总支邮箱，由组织部下载存档；各团支部资料电子版本由团支部团支书将电子版本（用支部命名，并在支部名称后面标明资料名称，如XX级XXX团支部XXX活动计划或活动总结以及XXX活动资料）发送到团总支邮箱，由组织部下载存档。
3、组织部负责人会在收缴最后期限的前三天在团总支Q群里公布XX部门或XX级XXX团支部已经上交资料或未上交资料，如未上交资料，则要在规定的最后期限内上交，不得延误。
4、团总支各部门或各团支部如果需要查阅其他各部门或各团支部的档案，可以到各部门或各团支部的相关文件夹内翻查，但不可随意带走，如需带走，则要先向团总支书记或副书记、组织部提出请求，要求其做好所借资料相关登记工作，并留下相关证明表，注明外借时间期限，并按规定时间归还，否则资料有所缺失，由该部门或该团支部团支书承担全部责任。
备注：如对各部门或各支部的文档另有特殊要求，则按要求进行。
四、文档（资料）递交日期：
1、活动计划在活动举办前一周内上交；
2、活动总结在该项活动结束后一周内上交；
3、团支部学期计划在新学期开始第二周内上交；
4、团支部学期总结在该学期考试周前倒数第三周内上交；
5、团总支各部门学年计划在本学年开始第一周内上交；
6、团总支各部门学年总结在本学年考试周前倒数第三周内上交；
7、其他资料则在规定的具体时间内及时上交。
备注：打印版本和电子版本上交时间都如上所述。
五、本制度的解释权归管理学院团总支所有。
六、本制度是由团总支根据实际情况制订，自公布之日起开始实行，今后将根据具体情况进行修改。
七、团总支各部门或各团支部团支书如对本制度有任何意见或建议，则可向团总支书记或副书记、组织部提出，或可将意见或建议用电子版本形式发送到管理学院团总支邮箱：gdin-glxytzz@163.com。
